La fase di pianificazione è quella in cui si definiscono gli obiettivi dell'evento, si individuano le esigenze del pubblico e si sceglie la location. In questa fase si stabilisce il budget, si pianificano le attività e si definiscono i tempi di realizzazione.
Dopo aver pianificato l'evento, si passa alla fase di organizzazione. In questa fase si definiscono i dettagli dell'evento, come ad esempio la scelta degli speaker, la definizione del programma, la gestione delle attività e la scelta dei fornitori.
La fase di realizzazione è quella in cui si mettono in pratica tutti i piani e le attività pianificate. In questa fase si allestisce la location, si gestiscono le attività e si assicura che tutto funzioni senza intoppi.
Dopo l'evento, si passa alla fase di valutazione. In questa fase si analizzano i risultati dell'evento, si valuta la soddisfazione del pubblico e si analizzano i dati raccolti. Questa fase è fondamentale per capire cosa ha funzionato e cosa può essere migliorato per futuri eventi.